Решение относительно того, как стоит визировать документы, обычно, принимают юристы компании, основываясь на общих юридических правилах и происходящих в данный момент бизнес процессах.
Опытные специалисты советуют избегать путаницы и любую, выбранную систему визирования документов, закреплять специальным приказом.
Часто возникает вопрос, когда необходимо визировать финансовую документацию: до или после бухгалтерии?
Однозначного ответа на этот вопрос как такового нет, поскольку юридический отдел каждой компании может выбирать порядок визирования документов в соответствии с особенностями организации работы, финансовой и прочей деятельности организации. Также нет определенного числа виз, которые должны ставиться на документы, не существует строгих правил относительно того, где именно должна стоять виза: на каждом листе или только в конце документа. Однако, подпись юриста, как правило, ставиться в самом начале, поскольку он должен проверить документ и подтвердить, что каких-либо ошибок в нем не обнаружил, а в дальнейшем документ уже переходит в другие службы и в бухгалтерию, в том числе. Большинство опытных сотрудников уже привыкли к такому порядку и отказываются визировать документы, если на нем нет визы юриста. Но есть вероятность того, что юрист завизирует документ, который в дальнейшем не пройдет проверку в бухгалтерии. Например, если речь идет о подсчете налогов и прочих ошибках, которые юристу сложно определить, то документ не может быть завизирован в бухгалтерии пока в нем не будут исправлены все ошибки и юрист повторно не поставит на нем свою визу.
Порой случается, что к юристу обращаются с предложением завизировать документ, содержащий информацию и данные, которые не соответствуют действительности или содержат прочие противозаконные схемы. Что может за собой нести подписание таких документов?
Необходимо понимать, что подписывая сомнительные документы, юрист ставит себя под удар, ведь, когда начнется расследование, его обязательно спросят, почему он это сделал, а руководитель и другие ответственные сотрудники могут начать им прикрываться. В такой ситуации велика вероятность того, что юрист будет привлечен к уголовной ответственности, так как он точно знал, что происходят нарушения, одобрил их и, возможно, даже принял участие.
Вот почему так важно не только внимательно проверять документы, которые визируешь, но и не поддаваться на уговоры подписать сомнительные документы. Поручая подписать такие документы, руководитель просто пытается переложить с себя ответственность на юриста компании. Чтобы себя подстраховать юрист может также составить юридическое заключение, где представит детальный анализ подписываемого документа и укажет определенные моменты, которые могут вопросы и привести к проблемам в будущем. Но, все же, если в документе есть хотя бы намек на противозаконные действия компании, юрист его визировать не имеет права. У юристов, которые тщательно подходят к проверке и визированию документов, составляют юридические заключения по всем спорным вопросам и ведут себя профессионально, как правило, нет никаких проблем во время расследований и прочих действий со стороны проверяющих организаций. Также важно подтвердить, что юрист предупреждал руководителя о том, что определенные схемы и действия могут нести за собой уголовную, административную, гражданскую ответственность. Задача юриста предложить изменения, которые сделают схему законной и помогут избежать неприятностей.